Arbeitszeugnis: Gibt es gesetzliche Vorschriften?

Was beinhaltet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis

Folgende Übersicht zeigt auf, welche Inhalte in welcher Reihenfolge in ein Arbeitszeugnis gehören:

• Überschrift z. B. „Arbeitszeugnis, Zeugnis oder Dienstzeugnis“
• Name, Geburtsdatum und –ort des Arbeitnehmers
• Dauer der Beschäftigung und Stellenbezeichnung (z. B. Sekretär, Buchhalter)
• Kurze Informationen über das Unternehmen
• Auflistung der ausgeübten Aufgaben
• Teilnahme an Weiterbildungen, internen Schulungen, Beförderung im Unternehmen
• Beurteilung der Leistung (Bereitschaft, Befähigung und Fachkenntnisse, Arbeitsweise und besondere Arbeitserfolge)
• Beurteilung des Sozialverhaltens: Gegenüber Vorgesetzten, Kunden und Kollegen
• Schlussätze mit Grund des Ausscheidens: Dank, Bedauern und Zukunftswünschen
• Datum, Unterschrift, Firmenname (oder Stempel)

Die Checkliste ist hier hinterlegt.

Was gehört nicht ins Arbeitszeugnis

• Wettbewerbsverbote
• Streik und Aussperrung
• Nebentätigkeit
• Vorkommnisse aus dem Privatleben, außerdienstliches Verhalten
• Betriebsratstätigkeit (Ausnahme: Freistellung länger als 1 Jahr)
• Gewerkschafts- und Parteimitgliedschaften
• Schwangerschaft, Mutterschutz
• Schwerbehinderteneigenschaft
• Gesundheitszustand, Anzahl der Krankentage (außer bei Gefährdung Dritter z. B. durch Epilepsie oder hoher Anzahl von Krankentagen, die das Arbeitsverhältnis sehr stark beeinträchtigen)

Was ist bei den Rechtsgrundsätzen zu beachten

Am meisten Zeit in Anspruch nimmt insgesamt die Formulierung des Arbeitszeugnisses an sich. Besonders die Beurteilung der Arbeitsleistung und des Sozialverhaltens kann je nach Mitarbeiter zeitlich umfassender sein. Dabei müssen folgende Rechtsgrundsätze beachtet werden:

• Klarheit
• Wahrheit
• Wohlwollen
• Vollständigkeit
• Individuelle Beurteilung

Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Es sollen z. B. keine Textpassagen durch kursive Schrift optisch hervorgehoben werden. Die Inhalte im Arbeitszeugnis müssen wahrheitsgemäß und vollständig sein. Dazu muss erkennbar sein, dass sich der Arbeitgeber einzeln mit dem Arbeitnehmer auseinandergesetzt hat und nur er beurteilt wurde.

Besonders wichtig ist dabei der Grundsatz des Wohlwollens. Das Arbeitszeugnis darf nicht so formuliert werden, dass sich ein Nachteil für den Arbeitnehmer ergibt und dessen berufliche Zukunft dadurch erschwert wird. Hier gilt auch die Fürsorgepflicht des Arbeitgebers.

Das Arbeitszeugnis sollte objektiv und differenziert sein. Um dennoch eine negative Beurteilung erkennen lassen zu können, kann die Zeugnissprache genutzt werden. Die Zeugnissprache ist ein sehr komplexes Thema und wird daher in einem anderen Blogartikel gezielt erklärt.

Wie sieht es mit dem Sonderfall Insolvenz aus

Meldet ein Unternehmen Insolvenz an, ist das Arbeitsverhältnis nicht beendet. Der Zeugnisanspruch besteht weiter und wird das Arbeitsverhältnis nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens weitergeführt, hat der Arbeitnehmer Anspruch auf zwei Zeugnisse.

Eines von der ursprünglichen Firma, sprich des eigentlichen Arbeitsgebers, für die Zeit bis zur Insolvenzeröffnung. Das zweite aus der Zeit ab Insolvenzeröffnung bis zum endgültigen Ausscheiden aus dem Unternehmen. Das zweite Zeugnis erteilt der Insolvenzverwalter.

Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis

• Angestellte/Arbeiter
• Beamte (Dienstzeugnis)
• Soldaten der Bundeswehr (Dienstzeugnis)
• Beschäftige im öffentlichen Dienst
• Leitende Angestellte
• Teilzeitkräfte
• Aushilfen
• Befristet Beschäftigte
• Praktikanten
• Zivildienstleistende
• Auszubildende

Je nachdem, wer ein Zeugnis verlangt, kann unterschieden werden z. B. zwischen Dienstzeugnis oder Praktikumszeugnis etc.

Teilweise gibt es auch gesonderte gesetzliche Regelungen. Auszubildende haben z. B. nach § 16 Abs. 1 Berufsbildungsgesetz einen Zeugnisanspruch.

Kann jeder ein Zwischenzeugnis verlangen

Das Zwischenzeugnis wird während der laufenden Beschäftigung erstellt und in der Gegenwartsform formuliert. Ein Arbeitnehmer hat nur Anspruch darauf, wenn ein triftiger Grund vorliegt. Die triftigen Gründe sind:

• Vorgesetzten- oder Arbeitsplatzwechsel/Versetzung innerhalb des Unternehmens
• Bisher keine Beurteilung bei einer langjährigen Beschäftigung
• Fortbildungen
• Beförderungen
• Einberufung in Wehr- oder Zivildienst
• Freistellung als Betriebsrat
• Erziehungsurlaub
• Betriebsübernahme bzw. Betriebsübergang
• Höhergruppierung
• Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mittels Aufhebungsvertrag (kurz vor Abschluss)

Eine genauere gesetzliche Regelung besteht hierzu nicht, meist werden triftige Gründe noch im Tarifvertrag genannt.

Wichtige Fristen rund um das Arbeitszeugnis

Nach § 195 BGB liegt die Verjährungsfrist von Arbeitszeugnissen bei 3 Jahren und kann vorher eintreten, wenn der Anspruch verwirkt oder der Arbeitgeber nicht mehr in der Lage ist, ein wahrheitsgemäßes Zeugnis auszustellen. Nimmt der Arbeitnehmer den Anspruch nicht wahr und lässt erkennen, dass er den Anspruch nicht mehr geltend machen will, kann schon je nach Einzelfall nach 10 Monaten der Anspruch nichtig werden.

Früher lag die Verjährungsfrist bei 30 Jahren und wurde 2001 auf die 3-jährige Frist angepasst.

Arbeitszeugnisse im Rahmen des Recruitings

Neben einer gut strukturierten Vita sind besonders die Arbeitszeugnisse ein sehr wichtiger Bestandteil der Bewerbung. Viele Unternehmen legen großen Wert darauf, dass die Punkte die im Lebenslauf stehen durch Zeugnisse nachweisbar sind. Wenn es im Bewerberprozess am Ende schwierig ist, eine endgültige Entscheidung bzgl. der Einstellung zu treffen, können die Arbeitszeugnisse entscheidend sein.

Dennoch sind die Zeugnisse des Bewerbers eher als Grundlage der Bewerberbeurteilung zu werten, sie entscheiden abschließend meist selten über die Einstellung oder Ablehnung eines Kandidaten.

Welche Zeugnisse gehören in die Bewerbung

Für Berufserfahrene ist es in der Regel ausreichend von den letzten 3 beruflichen Stationen die Arbeitszeugnisse mitzuschicken oder die der letzten 5-10 Jahre. Jedoch sollte kurz darauf aufmerksam gemacht werden, dass man weitere Zeugnisse bei Bedarf nachreichen kann.

Die Unternehmen und Personalentscheider variieren dabei aber sehr stark, was mitgeschickt werden soll und was nicht. Während das eine Unternehmen sich mehr auf andere Aspekte verlässt, fokussieren sich andere viel stärker auf die Beurteilungen in den Arbeitszeugnissen. Hier sollte man Hinweise in den Stellenausschreibungen beachten.