ALLTAG BEIM PERSONALBERATER (3 + 4)

Sie möchten einen Einblick hinter die Kulissen bekommen und wollen wissen, wie die Aufgaben in einer Personalberatung aussehen? Erfahren Sie mehr darüber, wie sich ein Suchprozess entwickelt. In diesem Beitrag beschreibe ich die Phasen 3 und 4.

Im vorangegangenen Beitrag Alltag beim Personalberater habe ich den Suchprozess in 4 Phasen eingeteilt und die ersten beiden Phasen näher erklärt. Zum besseren Verständnis möchte ich die 4 Phasen nachfolgend noch mal aufführen:

  1. Phase – Schönheitswettbewerb und Ausschreibung
  2. Phase – Kandidatenidentifikation
  3. Phase – Interview und Präsentation
  4. Phase – Bewerbungsgespräch und Abschlussverhandlung

WAS IST BISHER PASSIERT

Den Schönheitswettbewerb, d.h. die Beauftragung durch den Kunden, haben wir gewonnen (Phase 1) und die Kandidaten wurden grob (Phase 2) vorselektiert. Das bedeutet, dass eine erste Auswahl für den Suchauftrag vorgenommen wurde.

Was wir zu diesem Zeitpunkt noch nicht wissen ist, wie gut sich die Kundenanforderungen mit den ausgesuchten Kandidatenprofilen decken. Dazu müssen wir mit den Kandidaten ein erstes Interview führen.

3. PHASE

INTERVIEW UND PRÄSENTATION

Bevor wir ein Interview führen, entscheiden wir, ob dies im Rahmen eines Telefonats oder in einem persönlichen Gespräch vor Ort stattfinden wird. Das hängt z. B. davon ab, woher der Kandidat kommt, welche Erfahrungen er vorweisen kann und welchen Eindruck er im Lebenslauf hinterlassen hat.

Sobald der Interviewtermin steht, geht es ans Eingemachte. Wir sprechen alle Stationen im Lebenslauf durch und prüfen, ob die gemachten Angaben plausibel erscheinen. Sind Positionen im Lebenslauf nicht schlüssig, gehen wir ihnen auf den Grund. Wir müssen verstehen, was besonders gut oder auch schlecht gelaufen ist.

DAS IST ESSENTIELL UND HILFT UNS BEIM VERSTÄNDNIS FÜR IHRE PERSÖNLICHKEIT

In diesem Moment ist es für uns essentiell wichtig, dass wir eine ehrliche Antwort von Ihnen auch bei unangenehmen Fragen bekommen.

Sie müssen sich das so vorstellen: Wir sollen Sie bei einem potentiellen Arbeitgeber von Ihrer besten Seite präsentieren. Dies gelingt uns jedoch nur, soweit wir wissen, wo möglicherweise Ihre Schwachstellen sind und was Ihren Lebensweg geprägt hat.

Dabei können Sie selbstverständlich davon ausgehen, dass beispielsweise persönliche Ereignisse, die Einfluss auf Ihren beruflichen Lebensweg hatten, diskret behandelt werden.

Nachdem alle Interviews geführt wurden, treffen wir eine Vorauswahl geeigneter Kandidaten. Im Team entscheiden wir, wer besonders gut für die ausgeschriebene Position geeignet ist. Diese Entscheidung wird in einem zusammenfassenden Bericht dokumentiert, in dem das Profil der ausgewählten Kandidaten noch einmal kurz dargestellt wird.

KANDIDATENPROFIL

Wir nennen diesen Bericht „Kandidatenprofil“. Andere Firmen sagen dazu auch vertraulicher oder persönlicher Bericht.

Für viele ist es besonders spannend zu wissen, was in diesem Kandidatenprofil steht. Gleich vorab, es ist kein Buch mit 7 Siegeln. Der Kunde bekommt immer Ihren Lebenslauf, daraus machen wir kein Geheimnis. Der Lebenslauf wird jedoch nach unserer eigenen Systematik erstellt. Darüber hinaus berichten wir in der Regel, soweit möglich,

  • über die letzten 3 Stationen im Lebenslauf sowie den Wechselgründen,
  • warum der Kandidat für die Position geeignet ist,
  • unsere persönliche Einschätzung sowie
  • eine Empfehlung zum Bewerbungsgespräch.

Empfehlen wir jemanden für eine bestimmte Position, können Sie davon ausgehen, dass die Resultate bis dahin positiv waren. Ansonsten würden wir Sie nicht weiterempfehlen.

PRÄSENTATION BEIM KUNDEN

Daraufhin präsentieren wir unsere Kandidatenprofile bei dem Kunden und er nimmt eine genaue Bewertung vor. Es erfolgt eine Begutachtung durch die Personal- bzw. Fachabteilung. Oftmals führt der Entscheidungsweg bis in die Chefetage. Erst dann bekommen wir eine Rückmeldung, welche Kandidaten in die engere Wahl zum Gespräch ins Unternehmen eingeladen werden. Solch ein Entscheidungsprozess kann sich leider lange hinziehen. Die Faustregel ist: Je größer die Firma des Kunden, desto länger dauert der Entscheidungsprozess.

WAS BEKOMMT DER KUNDE AUSGEHÄNDIGT?

Das ist ganz unterschiedlich. Einige Firmen sind zu diesem Zeitpunkt nur mit dem Kandidatenprofil zufrieden. Andere hingegen möchten alle Zeugnisse sehen und vereinzelt werden sogar die Schulzeugnisse geprüft. Im letzteren Fall weisen wir jedoch explizit darauf hin.

4. PHASE

BEWERBUNGSGESPRÄCH UND ABSCHLUSSVERHANDLUNG

Der Kunde hat entschieden, welchen Personen-Kreis er zum Gespräch einladen möchte:

  • Wir stimmen mit Ihnen einen Termin ab
  • und bereiten Sie auf das Gespräch mit Hintergrundwissen vor.

IHRE KÖNIGSDISZIPLIN – SIE KÖNNEN ZEIGEN WAS IN IHNEN STECKT

Sie stellen sich persönlich vor und präsentieren sich von Ihrer besten Seite. Es folgt ein konstruktives Gespräch. Eine sehr wichtige Hürde wurde geschafft und Sie haben im Bewerbungsgespräch überzeugt.

Nach dem Bewerbungsgespräch holen wir von beiden Seiten ein Feedback ein.

Sind beide Parteien positiv von einander überzeugt, folgen oft noch ein bis zwei weitere Gespräche. Möglicherweise werden Sie im letzten Schritt vor einer endgültigen Entscheidung der Geschäftsführung vorgestellt. Das ist ein sehr gutes Zeichen und Sie sind kurz vor dem Ziel.

In diesem Phasenabschnitt sind meistens die Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit bekannt.

ARBEITSVERTRAG

Sind Sie bis hierhin bei Ihrem zukünftigen Traumjob angekommen, sollte im letzten Teil des Parcours kein unüberwindbares Hindernis mehr auf Sie warten. Mit etwas Fingerspitzengefühl kommt es zum Vertragsabschluss und Sie haben einen neuen Job. Dann sind alle glücklich.

In der Realität haben Sie jedoch nicht immer die Möglichkeit, auf den Inhalt des Vertrages Einfluss zu nehmen. In diesem Fall lesen Sie den Vertrag genau durch. Falls Sie sich unsicher sind, lassen sie ihn von einem Juristen oder einem Sachverständigen prüfen.

Ihre Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag müssen Ihnen klar sein.

Große Unternehmen arbeiten üblicher Weise mit Standardverträgen, die nicht viel Spielraum zur Verhandlung geben. In diesem Moment entscheiden Sie, was für Sie akzeptabel ist.

Nach Vertragsunterschrift und Arbeitsbeginn bleiben wir mit Ihnen noch mindestens 6 Monate in Kontakt. Sollte es unerwarteter Weise Schwierigkeiten geben, stehen wir helfend zur Seite oder vermitteln zwischen Ihnen und dem Arbeitgeber.

An dieser Stelle schließt sich der Kreis und wir arbeiten an neuen Suchaufträgen. Je nach Position kann so ein Suchauftrag mitunter bis zu 6 Monaten dauern.

JEDE PERSONALBERATUNG ARBEITET ANDERS

Es sei angemerkt, dass jeder Personalberater möglicherweise differenzierter vorgeht. Die Aufgabenteilung kann von Personalberatung zur Personalberatung anderes strukturiert sein. Der Beruf des Personalberaters ist leider nicht geschützt und daher gibt es keine geregelten Arbeitsprozesse, die zum erfolgreichen Abschluss führen.

Wir haben aus der jahrelangen Erfahrung heraus diesen Suchprozess für uns entwickelt und optimiert. Die 4 Phasen haben sich sehr gut bewährt. Das heißt aber nicht, dass andere Personalberatungen es besser oder schlechter machen.

WELCHE RISIKEN GIBT ES FÜR SIE

  • Sie gehen das Risiko ein, sich innerhalb einer Probezeit neu bewähren zu müssen.
  • Sie gehen das Risiko ein, nicht zu wissen was auf Sie zukommt.

Was wäre unser Leben langweilig, wenn wir nicht etwas Nervenkitzel hätten mit einem Quäntchen Restrisiko hätten. Ich bin jedoch immer zuversichtlich. Haben sich Kandidat und Arbeitgeber im Vorfeld ausreichend „beschnuppert“, sollte diese Allianz über einen längeren Zeitraum anhalten. Meistens scheitert es im Job nicht aus fachlichen Gründen, sondern weil sich herausstellt, dass die Chemie nicht stimmt.

KANN ICH DEM PERSONALBERATER ÜBERHAUPT VERTRAUEN

Grundsätzlich sollte diese Frage mit einem klaren JA beantwortet werden. Jedoch möchte ich das JA auch noch etwas näher erläutern.

Diskretion ist für uns oberstes Gebot. Das gilt auch für jeden seriösen Personalberater im Markt. Ansonsten sollte er sich einen anderen Beruf suchen.

Wir wissen in der Regel meistens früher als der Arbeitgeber, wenn sich ein Mitarbeiter beruflich verändern möchte. Mit diesem Wissen gehen wir nicht hausieren. Die Ausnahme wäre, dass der Kandidat mit einer (betriebsbedingten) Kündigung rechnen muss oder bereits gekündigt wurde. Das kann offen kommuniziert werden.

Letzten Endes will der Personalberater durch Ihre Vermittlung einen Geschäftsabschluss herbeiführen. Es wäre kontraproduktiv, wenn sich durch unsere Unachtsamkeit vorab im Markt Ihr Name herumsprechen würde. Damit dürfte das gegenseitige Vertrauen dahin sein und beide Parteien kämen nicht mehr zueinander.

Vertrauen ist daher die Basis für eine gute Zusammenarbeit.

Wie Sie sehen, sind die Aufgaben in einer Personalberatung sehr spannend.

 

Haben Sie zu diesem Thema Fragen, dann schreiben Sie uns.

 

Autor: Sibylle Frankenheim

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