Digitale Personalakte

Wie schnell wird sich die klassische Personalakte zur digitalen Akte entwickeln? Und welche großen Nachteile bringt die digitale Personalakte mit sich? Braucht man überhaupt eine Personalakte? Diesen Fragen gehe ich hier genauer nach.

Entstehung der Personalakte

Bis ins 19. Jahrhundert wurden Personalakten Dienerakten genannt. Erst im 20. Jahrhundert sprach man von einer Personalakte.

Und warum hieß die Personalakte damals eigentlich Dienerakte? Der Begriff „Diener des Staates“ entstand in der preußischen Zeit und entspricht heute dem „Beamten“. Zu jedem „Diener des Staates“ wurde jeweils eine Karriere-Akte angelegt. Daraus hat sich später dann die heutige Personalakte entwickelt.

Datensicherheit in der Personalwelt

Die Datensicherheit ist auch heute noch ein Problem. In der digitalen Welt gibt es keine hundertprozentige Sicherheit. Datenbanken können gehackt werden und Unbefugte bekommen womöglich Zugriff auf persönliche Daten.

Beim Thema Datensicherheit wird sich in den nächsten Jahren noch viel entwickeln müssen, damit nicht unbefugte Personen Zugriff auf persönliche Daten erhalten.

Jedoch gerade größere Unternehmen müssen mit der Digitalisierung voranschreiten. Die Firmen können es sich aus Kostengründen nicht mehr leisten, eine Personalakte traditionell in Papierform zu führen. Darüber hinaus ist es nicht nur platzsparend, es ist auch umweltfreundlich.

Fachleute haben zwischenzeitlich ausgeklügelte Sicherheitssysteme entwickelt, die nur einem bestimmten Personenkreis Zugang zur Personalakte verschafft. Personalmitarbeiter oder die betroffene Person selbst können über eine Cloud auf die Personalunterlagen zugreifen und Einsicht nehmen.

Des Weiteren sind die rechtlichen Rahmenbedingungen noch nicht eindeutig. Vor diesem Hintergrund muss z. B. ein gescannter Arbeitsvertrag auch heute noch im Original aufgebahrt werden.

Die Digitalisierung stellt uns vor große Herausforderungen und ist sicherlich zu Beginn immer sehr aufwendig. Alle Akten bzw. sämtliche Dokumente müssen in eine sogenannte Datenbank eingefügt werden, daher sind die Einstiegskosten im ersten Schritt sehr hoch. Am Ende überwiegen jedoch die Vorteile gegenüber den Kosten.

Was gehört in die Personalakte

In der Personalakte werden sämtliche dienstlichen bzw. betrieblichen Informationen über einen Arbeitnehmer gesammelt. Sofern ein berechtigtes Interesse besteht, können auch persönliche Dokumente in der Personalakte aufbewahrt werden.

Folgende Unterlagen sind zum Beispiel in der Personalakte:

• Mitarbeiterdaten – Übersicht mit allen wichtigen Informationen
• Bewerbungsunterlagen
• Kontaktdaten
• Personalfragebogen
• Arbeitsvertrag
• Gehaltsrelevante Informationen
• Leistungsbeurteilungen
• Beförderungen
• Versetzungen
• Urlaubsanträge
• Bildungsurlaub
• Sozialversicherungsausweis
• Schwerbehindertenausweis
• Angaben zum Mutterschutz/Elternzeit
• Krankheitstage
• Anmeldung und Nachweis zur Krankenkasse
• Nachweise über Fortbildungen
• Arbeits- oder Aufenthaltserlaubnis
• Erklärung über Nebentätigkeiten
• Führerschein (nur wenn es im Zusammenhang mit dem Job steht)
• Abmahnungen
• Kündigung
• Polizeiliches Führungszeugnis
• Zeugnisse

Ziel der Personalakte ist, ein umfassendes Bild vom Arbeitnehmer über seine Leistungen und Kenntnisse zu erhalten. Solange der Mitarbeiter im Unternehmen tätig ist, wird die Personalakte fortlaufend geführt. Scheidet ein Arbeitnehmer aus dem Unternehmen aus, kann anhand der Unterlagen später ein objektives Zeugnis erstellt werden.

Rechte des Arbeitnehmers

Da der Arbeitnehmer nach dem Betriebsverfassungsgesetz § 83 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Personalakte hat, muss die Akte ordentlich und vollständig geführt werden.
Der Arbeitnehmer kann in der Regel mit Vorankündigung in die Personalakte Einsicht nehmen, um zu erfahren, was das Unternehmen über ihn bisher gesammelt hat. In größeren Betrieben muss ein Antrag auf Einsicht gestellt werden, sodass hier die Einsichtnahme immer mit einem Vorlauf geplant werden sollte.

Der Mitarbeiter darf:

• Notizen machen
• Kopien von bestimmten Dokumenten erstellen
• falsche oder nicht richtige Angaben in der Akte löschen lassen
• bei falschen oder nicht wahren Behauptungen sich beim Arbeitgeber beschweren

Aufbewahrungsfristen

In jedem Fall sollte die Personalakte so lange aufbewahrt werden, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche beim Arbeitgeber geltend machen kann. Hier gilt die Verjährungsfrist aus § 195 BGB von drei Jahren.

Fristen für eine Betriebsprüfung (Sozialversicherungsprüfung und Lohnsteueraußenprüfung) müssen gesondert berücksichtigt werden.

Was gehört nicht in eine Personalakte

Grundsätzlich dürfen nur Informationen gespeichert werden, die der Mitarbeiter jederzeit einsehen kann. Die Informationen sollen möglichst lückenlos sein, jedoch darf nicht in die Privatsphäre eingedrungen werden.

Es dürfen keine Informationen aus den sozialen Netzwerken, ärztliche Unterlagen oder private Vorlieben gesammelt werden.

Digitalisierung – Pro und Contra

Pro/Vorteile

• Die Personalsachbearbeiter haben weniger Arbeit
• Unterlagen werden in der Datenbank schneller gefunden
• Mehrere Mitarbeiter können gleichzeitig an einer Akte arbeiten
• Der Zugriff auf die Personalakte ist leichter, flexibler und schneller
• Die Arbeitnehmer bekommt schneller Zugang zu ihrer Akte
• Es ist umweltfreundlich
• Büroflächen, Mietkosten und Lagergebühren werden gespart
• Die Versandkosten für die Akten entfallen
• Papier und Druckkosten werden reduziert

Contra/Risiken

• Ein falscher Ablageprozess sorgt für Chaos
• Die Personalakten müssen jederzeit vor Unbefugten geschützt werden
• Die Personalakten dürfen nur Angaben enthalten, die im Zusammenhang mit dem Job stehen
• Verschiedene Standorte haben Zugriff auf alle gespeicherten Daten, das kann schnell zu Problemen führen
• Die Datenbank kann gehackt werden
• Alle Daten werden (versehentlich) gelöscht