Entgelttransparenzgesetz 2026 – was betrifft Arbeitgeber im Mittelstand

Welche Pflichten gelten heute?

Das Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) aus dem Jahr 2017 hat drei zentrale Instrumente geschaffen. In der Praxis betrifft es aktuell vor allem große Unternehmen – doch auch kleinere Betriebe sollten wissen, was bereits heute gilt. Denn die Anforderungen sind komplexer, als viele denken – und wer vorbereitet ist, kann später deutlich souveräner agieren.

1. Auskunftsanspruch ab 200 Mitarbeitenden

In Unternehmen mit mehr als 200 Beschäftigten (bezogen auf den Betrieb, nicht das Unternehmen!) haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer einen individuellen Anspruch auf Auskunft. Dieser umfasst:

• die Kriterien und Verfahren der Entgeltfindung für die eigene Tätigkeit
• sowie für eine Vergleichstätigkeit, die gleich oder gleichwertig ist
• die Höhe des Vergleichsentgelts, als Durchschnittswert auf Monatsbasis

Ablauf:
Der Anspruch muss schriftlich (Textform reicht) geltend gemacht werden – in der Regel alle zwei Jahre, es sei denn, es gibt wesentliche Veränderungen (z. B. neue Position, neue Entgeltstruktur). Wenn ein Betriebsrat vorhanden ist, wird dieser in der Regel eingeschaltet.

Pflicht zur Antwort:
Die Antwort muss innerhalb von drei Monaten erfolgen. Geschieht das nicht, kann dies ein rechtliches Risiko darstellen, etwa im Fall einer Diskriminierungsklage.

👉 Mein Tipp aus der Praxis:
Auch wenn Ihr Unternehmen unter 200 Beschäftigte hat – stellen Sie sich auf solche Anfragen ein. Beschäftigte werden zunehmend sensibler, und spätestens im Recruiting wird das Thema präsent.

2. Betriebliche Prüfverfahren ab 500 Mitarbeitenden

Arbeitgeber mit mehr als 500 Mitarbeitenden können freiwillig ein sogenanntes Prüfverfahren zur Entgeltgleichheit durchführen. Dabei wird geprüft:

• ob Frauen und Männer für gleiche oder gleichwertige Arbeit auch tatsächlich gleich vergütet werden
• ob die verwendeten Entgeltsysteme diskriminierungsfrei und transparent sind

Wird ein solches Verfahren durchgeführt, muss das Ergebnis intern kommuniziert werden – etwa auf einer Betriebsversammlung.

Rechtsfolge:
Keine Sanktion bei Nichtdurchführung – das Prüfverfahren ist aktuell nicht verpflichtend. Aber es wird empfohlen, vor allem im Sinne von Fairness und Rechtssicherheit.

3. Berichtspflicht ab 500 Mitarbeitenden (Kapitalgesellschaft + Lageberichtspflicht)

Unternehmen, die:

• mehr als 500 Mitarbeitende beschäftigen, und
• lageberichtspflichtig nach HGB sind,

müssen regelmäßig einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit veröffentlichen – entweder im Lagebericht oder separat. Dieser Bericht muss Aussagen enthalten zu:

• Maßnahmen zur Förderung der Gleichstellung
• Ergebnissen und Zielen
• ggf. zur Entgeltstruktur und geplanten Verbesserungen

Frequenz:

• Alle zwei Jahre für tarifgebundene Unternehmen
• Alle drei Jahre für nicht tarifgebundene

Sanktionen:
Aktuell gibt es keine Strafen bei Nichterfüllung – der Druck ist eher reputativ.

Was bedeutet das Entgelttransparenzgesetz für Unternehmen mit weniger als 100 Mitarbeitenden?

Rein juristisch gelten für Unternehmen mit weniger als 100 Beschäftigten derzeit keine direkten Pflichten aus dem Entgelttransparenzgesetz – weder zur Auskunft, noch zur Berichtserstattung oder internen Prüfung. Auch die EU-Richtlinie 2023/970 lässt eine gewisse Flexibilität, ab welcher Unternehmensgröße bestimmte Anforderungen greifen sollen. Es ist daher nicht zu erwarten, dass der Gesetzgeber diese Schwelle deutlich unter 100 ansetzt.

Aber: Keine Pflicht heißt nicht automatisch „keine Relevanz“. Denn mittelständische Arbeitgeber geraten auch ohne gesetzliche Vorgaben zunehmend unter Druck – von innen wie von außen.

Warum Sie das Thema trotzdem ernst nehmen sollten

✅ 1. Mitarbeitende werden anspruchsvoller

Die Sensibilität für faire Bezahlung wächst. Beschäftigte sprechen zunehmend offen über Gehälter, vergleichen sich intern wie extern – und kennen ihre Rechte. Besonders junge Fachkräfte erwarten Transparenz. Wer hier glaubwürdig auftritt, kann punkten.

✅ 2. Bewerber stellen Fragen – und haben Erwartungen

Im Recruiting wird es künftig Standard sein, dass Bewerber:innen Fragen zu Gehaltsstrukturen stellen – und eine transparente Antwort erwarten. Wenn Sie darauf nicht vorbereitet sind, wirken Sie defensiv oder altmodisch. Beides ist im Wettbewerb um gute Leute ein Nachteil.

✅ 3. Diskriminierungsrisiken bestehen auch ohne Gesetz

Wenn sich ein Gehaltsunterschied nicht sachlich erklären lässt, kann eine Beschäftigte auch ohne EntgTranspG klagen – z. B. auf Grundlage des AGG (§ 3 AGG). Die Folge: Nachweispflichten, Imageschaden, Unruhe im Team – und im schlimmsten Fall: eine juristische Auseinandersetzung, die vermeidbar gewesen wäre.

✅ 4. Prozesse jetzt klären spart später doppelte Arbeit

Wer heute mit System prüft, wie Löhne und Gehälter zustande kommen, erspart sich spätere Schnellschüsse. Denn 2026 ist näher, als es scheint – und spätestens dann wird das Thema über Kunden, Lieferanten oder Talente auch bei Ihnen aufschlagen.

👉 Mein Tipp aus der Praxis:
Warten Sie nicht auf eine gesetzliche Schwelle. Machen Sie’s freiwillig – aber strategisch.
Eine saubere, dokumentierte Entgeltstruktur schützt nicht nur, sie positioniert Sie auch als moderner, fairer Arbeitgeber.

Was gilt ab 200 und 500 Mitarbeitenden und was kommt 2026 dazu?

Das Entgelttransparenzgesetz und die EU-Richtlinie 2023/970 arbeiten mit zwei zentralen Schwellenwerten: 200 und 500 Mitarbeitende. Diese markieren heute bereits unterschiedliche Pflichten und ab 2026 wird der Druck deutlich zunehmen. Wichtig ist: Die Pflichten hängen nicht nur von der Anzahl der Mitarbeitenden, sondern auch von der Unternehmensstruktur, der Tarifbindung und der Rechtsform ab.

Pflichtgrenze: 200 Mitarbeitende – der Auskunftsanspruch

Bereits heute gilt:

• Beschäftigte in Betrieben mit mehr als 200 Mitarbeitenden haben das Recht, eine Auskunft über die Entgeltkriterien und die durchschnittliche Vergütung einer Vergleichstätigkeit zu verlangen.
• Die Anfrage muss in Textform erfolgen – alle zwei Jahre möglich.
• Der Arbeitgeber muss innerhalb von drei Monaten antworten.

Was ändert sich ab 2026?

• Beschäftigte müssen nicht mehr aktiv anfragen – Arbeitgeber sollen Informationen proaktiv bereitstellen.
• Die Informationen müssen klar, verständlich und digital zugänglich sein.
• Es wird voraussichtlich eine Beweislastumkehr greifen: Kann ein Unternehmen die Gleichbehandlung nicht belegen, gilt sie als widerlegt.

Pflichtgrenze: 500 Mitarbeitende – Berichtspflicht und Prüfverfahren

Bereits heute gilt:

• Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden, die lageberichtspflichtig nach HGB sind (meist Kapitalgesellschaften), müssen einen Bericht zur Gleichstellung und Entgeltgleichheit erstellen.
• Zusätzlich können diese Unternehmen ein freiwilliges Prüfverfahren zur Entgeltgleichheit durchführen.
• Der Bericht ist alle 2 Jahre (tarifgebunden) bzw. alle 3 Jahre (nicht tarifgebunden) zu erstellen.

Was ändert sich ab 2026?

• Das Prüfverfahren wird bei Verstoß gegen die Gleichbehandlung möglicherweise verpflichtend – das hängt von der nationalen Umsetzung ab.
• Die Berichtspflicht wird ausgeweitet: Nicht nur auf Gender-Aspekte, sondern auch auf Transparenzsysteme.
• Verstöße können mit Bußgeldern geahndet werden.

Vergleich: Pflichten heute vs. 2026

👉 Mein Tipp aus der Praxis:
Schauen Sie nicht nur auf die Zahl Ihrer Mitarbeitenden, schauen Sie auf Ihre Prozesse.
Je transparenter und fairer Sie jetzt schon aufgestellt sind, desto weniger Angriffsfläche bieten Sie, juristisch wie reputativ.

Was bedeutet das Entgelttransparenzgesetz für Recruiting und HR-Prozesse?

Viele mittelständische Unternehmen arbeiten noch mit eher „gewachsenen“ Prozessen in der Personalgewinnung und Gehaltsfindung – mal pragmatisch, mal individuell, mal nach Bauchgefühl. Doch genau hier schlägt die neue Entgelttransparenz ab 2026 voll durch. Denn was bisher vielleicht „intern geregelt“ war, wird bald zur Frage der Nachweisbarkeit, Fairness und Professionalität.

1. Stellenausschreibungen: Gehaltsspannen sind kein Wunsch, sondern Pflicht

Ab 2026 müssen Unternehmen bei jeder externen Stellenausschreibung angeben:

• das vorgesehene Einstiegsgehalt oder
• eine realistische Gehaltsspanne (basierend auf objektiven Kriterien)

Das gilt auch bei Ausschreibungen über Personalvermittler, Jobportale oder soziale Medien. Ein „Verhandlungsbasis“-Hinweis reicht nicht mehr.

Praxisfolgen:

• Sie brauchen für jede Stelle ein klar definiertes Gehaltsband
• Das muss intern abgestimmt und begründbar sein
• Sonderregelungen, Boni oder leistungsabhängige Bestandteile müssen sauber dokumentiert werden

👉 Mein Tipp aus der Praxis:
Wenn Sie nicht bereit sind, das Gehalt öffentlich zu machen, dann ist die Stelle intern noch nicht reif zur Ausschreibung. Lieber vorher Klarheit schaffen als später Diskussionen führen.

Zusammengefasst:

Tipps für den Mittelstand – was Sie jetzt konkret tun können, damit Sie das Entgelttransparenzgesetz 2026 gut umsetzen

Für viele Mittelständler ist das Entgelttransparenzgesetz ein Thema, das bisher weit weg klang. Doch mit der EU-Richtlinie 2023/970 wird daraus ein verbindlicher Rahmen, auch für kleinere Unternehmen. Wer sich jetzt mit ruhiger Hand vorbereitet, hat später keinen Erklärungsnotstand. Und: Sie zeigen damit auch nach innen, dass Sie professionell und fair führen.

Hier sind sieben ganz konkrete Schritte, mit denen Sie heute starten können:

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihre Entgeltstruktur

Stellen Sie die wichtigsten Fragen:

• Wer verdient was – und warum?
• Gibt es klare Gehaltsbänder pro Position?
• Welche Kriterien bestimmen die Einstufung (z. B. Erfahrung, Verantwortung, Ausbildung)?

Ziel: Transparenz – nicht im Sinne von „alle wissen alles“, sondern „wir können jede Entscheidung begründen“.

2. Dokumentieren Sie die Kriterien für Vergütung und Entwicklung

Auch wenn es bislang „nach Gefühl“ oder „aus dem Bauch“ entschieden wurde: Ab 2026 müssen Kriterien objektivierbar sein. Schreiben Sie es auf – einfach, ehrlich, verständlich.

Praxisbeispiel:
Für jede Rolle definieren:

• Einstiegsgehalt
• Entwicklungsmöglichkeiten
• Einflussfaktoren (z. B. Weiterbildung, Zusatzverantwortung)

3. Schulen Sie Führungskräfte in fairer und nachvollziehbarer Vergütung

Viele Konflikte entstehen nicht aus Ungleichheit, sondern aus fehlender Begründung. Führungskräfte müssen:

• Gehälter erklären können
• keine Rückfragen ausweichend beantworten
• bei Bedarf an HR oder Geschäftsführung verweisen

👉 Mein Tipp aus der Praxis:
Geben Sie Führungskräften eine einfache Argumentationshilfe – z. B. eine Übersicht mit Rollenprofilen und Gehaltskorridoren.

4. Definieren Sie Gehaltsspannen – bevor Sie ausschreiben

Ab 2026 müssen Sie die Gehaltsspanne in Stellenanzeigen angeben. Warten Sie nicht, bis der Gesetzgeber Sie zwingt. Legen Sie für jede ausgeschriebene Position fest:

• Einstiegsspanne (z. B. 3.000–3.500 Euro)
• Kriterien für Auf- oder Abschläge
• Zusatzleistungen

Vorteil: Erhöht Glaubwürdigkeit und reduziert Rückfragen von Bewerber:innen.

5. Prüfen Sie Ihre Arbeitsverträge und Betriebsvereinbarungen

Klären Sie:

• Gibt es verbotene Gehaltsverschwiegenheitsklauseln?
• Gibt es Ungleichbehandlungen bei Sonderzahlungen?
• Ist die betriebliche Praxis mit dem AGG und EntgTranspG vereinbar?

Wenn nicht: Besser jetzt anpassen – bevor jemand klagt.

6. Planen Sie proaktive Kommunikation im Team

Sprechen Sie das Thema offen an:

• In Mitarbeitergesprächen
• In Teambesprechungen
• Bei der Einführung neuer Rollen oder Gehaltsmodelle

Ziel: Vertrauen aufbauen – bevor Misstrauen entsteht.

7. Holen Sie sich externe Unterstützung, wenn nötig

Wenn Sie merken:

„Wir haben da Lücken und uns fehlt die Zeit oder Struktur“ dann ist es legitim, sich Beratung zu holen. Gerade bei:

• der Bewertung gleichwertiger Tätigkeiten
• der Entwicklung geschlechtsneutraler Entgeltsysteme
• der Umsetzung der Berichtspflicht

👉 Mein Tipp aus der Praxis:
Es geht nicht um eine perfekte Lösung. Es geht um Klarheit, Nachvollziehbarkeit und Fairness. Kleine Schritte reichen, wenn sie gut dokumentiert und ehrlich gemeint sind.