Personalakte
Beschäftigt ein Unternehmen Mitarbeiter und hierbei spielt es keine Rolle, ob Arbeiter, Angestellte oder Aushilfskräfte, werden alle wichtigen arbeitsrelevanten Unterlagen in einer Personalakte festgehalten.
Die Akte ist von großer Wichtigkeit, damit der Mitarbeiter sein Gehalt ausbezahlt bekommt, richtig beurteilt wird und spätestens bei Austritt aus dem Unternehmen ein Zeugnis erhalten kann.
Die erste grobe Übersicht zum Mitarbeiter kann man in einem Formular zusammenfassen.
Was gehört in die Personalakte
In der Personalakte werden sämtliche dienstlichen bzw. betrieblichen Informationen über einen Arbeitnehmer gesammelt. Sofern ein berechtigtes Interesse besteht, können auch persönliche Gegebenheiten/Unterlagen in der Personalakte landen, das wären zum Beispiel:
- Bewerbungsunterlagen
- Arbeitsvertrag
- Gehaltsrelevante Informationen
- Leistungsbeurteilungen
- Beförderungen
- Versetzungen
- Abmahnungen
- Kündigung
- Zeugnisse
Belegarten
Die Personalakte wird üblicherweise nach unterschiedlichen Belegarten sortiert. Zur Sortierung gibt es keine konkrete Vorschrift, hier ist es den Personalabteilungen überlassen, wie sie die Ablage führen möchten. Meine Sortierung ist daher nur ein Vorschlag, der sich ganz gut bewährt hat.
Personalbelege, das sind personenbezogene Belege wie:
- Personalbogen
- Zeugnisse
- Ärztliche Stellungnahmen
- Polizeiliches Führungszeugnis
Vertragsbelege, das sind Dokumente, die sich auf das Arbeitsverhältnis beziehen wie:
- Arbeitsvertrag
- Vertragsänderungen oder Zusatzvereinbarungen
- Beförderungen
- Entgeltänderungen bzw. Entgeltinformationen
Tätigkeitsbelege, die über die Historie des Mitarbeiters Auskunft geben, wie:
- Beurteilungsergebnisse
- Weiterbildungen innerhalb des Unternehmens
Rechte des Arbeitnehmers
Da der Arbeitnehmer nach § 83 BetrVG ein Einsichtsrecht in die Personalakte hat, muss die Akte ordentlich und vollständig geführt werden.
Der Arbeitnehmer kann in der Regel mit Vorankündigung in die Personalakte einsehen, um zu erfahren, was das Unternehmen über ihn bisher gesammelt hat. In größeren Betrieben muss oft ein Antrag auf Einsicht gestellt werden, sodass hier immer mit einem Vorlauf geplant werden sollte.
Aufbewahrungsfristen
In jedem Fall sollte die Personalakte so lange aufbewahrt werden, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche beim Arbeitgeber geltend machen kann. Hier gilt die Verjährungsfrist aus § 195 BGB von drei Jahren.
Digitalisierung
Im Zuge der Digitalisierung wird es bald nur noch elektronische Akten geben, die klassische Papier-Personalakte wird verschwinden. Zumal sie je nach Unternehmensgröße oder auch Mitarbeiteraktivität viel Platz in Anspruch nehmen kann.
Zuvor muss nur sichergestellt sein, dass alle relevanten Personalunterlagen und sonstigen Dokumente rechtssicher eingescannt bzw. verfilmt sind. Im Falle einer allgemeinen Rückfrage oder auch im Rechtsstreit müssen die Unterlagen dann als Kopie verfügbar gemacht werden können.
Heute gibt es bereits diverse Software, die sich rund um das Thema „Personalakte“ beschäftigt, die Software wird in Zukunft die gesamte Personalverwaltung abdecken.
Die Personalakte der Zukunft gibt es demnächst nur noch digital, sodass sie von jedem Ort aus bearbeitet werden kann. Der Personalsachbearbeiter kann dann vom Homeoffice aus sämtlichen Aufgaben nachgehen.
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