ONBOARDING: EINFÜHRUNG NEUER MITARBEITER IN 3 PHASEN

Alles beginnt mit einem erfolgreichen Onboarding – Herzlich Willkommen an Bord.

Startet ein Arbeitnehmer in einem neuen Job, sollte der Einführungsprozess im Unternehmen von Anfang an gut funktionieren. Das Onboarding dient dazu, dass die ersten Schritte im neuen Job strukturiert ablaufen und der Mitarbeiter sich schnell wohlfühlt.

Im Umkehrschluss bedeutet das, dass der Arbeitnehmer direkt in die Unternehmenskultur integriert wird und dadurch motivierter und produktiver ist. Gerade in der heutigen Zeit in der Fachkräfte Mangelware sind, muss ein Unternehmen sicherstellen, dass die neuen Mitarbeiter nicht schon während der Probezeit das Feld wieder räumen.

Das Onboarding wird meistens in 3 Phasen eingeteilt:

  1. Vor Arbeitsantritt
  2. Erster Arbeitstag bis zum Ende der ersten Woche
  3. Während der Probezeit

Definition und Bedeutung von Onboarding

Wie so vieles kommt der Begriff Onboarding aus dem Amerikanischen und bedeutet in etwa „neue Arbeitnehmer an Bord holen“ oder anders ausgedrückt „erfolgreiche Einführung eines neuen Arbeiternehmers in seinen zukünftigen Arbeitsbereich“.

Die neuen Mitarbeiter werden ohne große Reibungsverluste in die Unternehmenskultur integriert, damit sie schnell zur Produktivität beitragen. Der Arbeitnehmer soll vom ersten Tag an das „Wir-Gefühl“ haben.

Oft laufen die ersten Tage nach Arbeitsantritt etwas holprig ab und als Neuankömmling fühlt man sich gleich unsicher. Alles ist noch fremd und die Kollegen beobachten jeden Schritt mit Argusaugen. Man will natürlich keine Fehler machen und deshalb ist ein strukturierter und systematischer Einarbeitungs-Prozess sehr hilfreich.

Das Pendant zum Onboarding ist das Offboarding und bedeutet: Den Trennungsprozess professionell sowie objektiv abwickeln.

Onboarding – professioneller Ablauf in 3 Phasen

Wie sieht ein so ein professioneller Ablauf aus?

Phase 1

Vor Arbeitsantritt (Preboarding)

Der Prozess beginnt bereits mit der Vertragsunterschrift, also noch vor Arbeitsantritt. Entweder direkt bei Vertragsunterzeichnung oder kurz vor Arbeitsbeginn werden dem neuen Arbeitnehmer ein Handout mit z. B. der Betriebsordnung, dem Leitbild und Produktinformationen ausgehändigt. So hat der Mitarbeiter Gelegenheit, sich mit dem neuen Arbeitgeber vertraut zu machen und lernt ihn schon indirekt kennen. Die erste Unsicherheit wird somit aus der Welt geschafft. Der Mitarbeiter weiß, was auf ihn zukommt.

Diese Maßnahmen sollten vor Arbeitsantritt erledigt sein:

  • Handout mit Infomaterial
  • Welche Lohn- und Gehaltsunterlagen werden benötigt
  • Arbeitsbeginn abstimmen
  • Arbeitsweg und/oder Parkmöglichkeiten klären
  • Zuständige Kollegen informieren
  • Mentor/Paten involvieren
  • Betriebsrat einbeziehen
  • Arbeitsplatz und Arbeitsmittel vorbereiten
  • Zugangsberechtigung bzw. Passworte einrichten
  • Einarbeitungsplan erstellen (feste Termine im Kalender eintragen)
  • Kleines Willkommensgeschenk organisieren

Sind diese Punkte gut vorbereitet, kann der neue Mitarbeiter getrost anfangen und alles läuft am 1. Tag geordnet ab. Damit vermitteln Sie dem neuen Arbeitnehmer, dass in Ihrem Unternehmen die Arbeitsabläufe professionell strukturiert sind und er/sie willkommen ist.

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Checkliste Onboarding

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Phase 2

Erster Arbeitstag bis zum Ende der ersten Woche (Boarding)

Am 1. Arbeitstag beginnt die 2. Phase des Onboardings. Der neue Mitarbeiter ist in der Firma, wie vereinbart, pünktlich angekommen und wird je nach Unternehmensgröße vom Geschäftsführer oder Personalchef in Empfang genommen.

  1. Mit dieser Begrüßungsgeste bekunden Sie gegenüber dem Arbeitnehmer ihre Wertschätzung und hinterlassen einen ersten positiven Eindruck.

Wie könnte der 1. Tag in der 2. Phase weiter verlaufen:

  1. Kleines Willkommenspräsent wie z. B. ein Blumenstrauß oder Pralinen aushändigen.
  2. Schlüssel, Zutrittskarte oder Firmenausweis übergeben.
  3. Arbeitsplatz zeigen und Zugangsdaten zur EDV geben.
  4. Mittelbare Kollegen und Mentor vorstellen.
  5. Eventuell (wenn nicht bereits erledigt) Personaldaten für die Gehaltsabrechnung klären.
  6. Erste Aufgaben abstimmen.
  7. Möglicherweise ein Mittagessen/Meeting mit Kollegen organisieren.

Im Laufe der 1. Woche:

  1. Weitere Kollegen, die übergreifend tätig sind, vorstellen.
  2. Wichtige feste Termine besprechen.
  3. Feedbackgespräch nach einer Woche.

Jeder Anfang ist schwer, daher sollte die erste Woche gut organisiert ablaufen, damit sich der Mitarbeiter nicht verloren fühlt und weiß, was er zu tun hat und an wen er sich mit Fragen wenden kann.

Für solche Aufgaben ist es gut, wenn dem Neuankömmling ein Mentor (Pate) zu Seite gestellt wird. Er ist dann die erste Anlaufstelle bei Rückfragen. Hat der neue Mitarbeiter sich erst ein Netzwerk aufgebaut, dann fühlt er sich schnell integriert und es wird auch gleichzeitig eine Bindung zum Arbeitgeber aufgebaut.

Phase 3

Zweite Woche bis zum Ende der Probezeit (Integration)

Ab der 2. Woche beginnt in der Regel der Arbeitsalltag. Erste Kontakte sind geknüpft, die Aufgaben sind geklärt und es kehrt langsam eine Routine ein. Der Mitarbeiter weiß, wo er steht und bekommt mehr Sicherheit in seinen Arbeitsabläufen.

Jedoch um so komplexer die Aufgabenstellung, desto länger braucht ein Mitarbeiter, bis er im neuen Job angekommen ist. Vor diesem Hintergrund werden regelmäßig Feedbackgespräche geführt, um nachhaltig den Erfolg zu überprüfen.

Es hat sich auch bewährt, dass in größeren Unternehmen die neuen Mitarbeiter alle wichtigen Abteilungen für ein paar Tage durchlaufen (Jobrotation).

Das hat den Vorteil:

  1. Man lernt die Arbeitsabläufe besser kennen.
  2. Man ist mit den neuen Kollegen schneller vertraut.

Durch die arbeitstechnische und soziale Einbindung wird ein gegenseitiges Verständnis aufgebaut und das schafft wiederum Vertrauen und Zufriedenheit. Ein zufriedener Mitarbeiter fühlt sich mit dem Unternehmen verbunden und ist loyal.

Handelt es sich bei der neuen Position um eine schwer zu besetzende Stelle, ist es besonders wichtig, dass der neue Mitarbeiter dem Unternehmen lange erhalten bleibt.

Eine Neubesetzung ist immer mit hohen Kosten verbunden. Ist darüber hinaus ein Arbeitsplatz nicht besetzt, fehlt an dieser Stelle die Produktivität eines Mitarbeiters.

Das könnte in der 3. Phase erfolgen– kurze Zusammenfassung:

  • Fragenklärung
  • Hilfestellung / Weiterbildung / Schulung
  • Jobrotation
  • Feedbackgespräche /Erfolgskontrolle
  • Teambildung durch gemeinsame Events

Natürlich kann nicht jedes Unternehmen den Einarbeitungs-Prozess 1:1 übernehmen. In kleineren Unternehmen fehlen oftmals die personellen Kapazitäten, um den neuen Mitarbeiter während der gesamten Probezeit zu begleiten. Jedoch kann die Einarbeitungsphase auch hier in großen Teilen optimiert werden.

Warum ist ein strukturierter Onboarding-Prozess gut

Beginnt ein Mitarbeiter einen neuen Job, dann fühlt er sich schnell aus unterschiedlichen Gründen verunsichert. Es fehlt noch das Selbstvertrauen oder er ist mit den Aufgaben schlichtweg überfordert. Deshalb kann es passieren, dass der neue Kollege schnell wieder das Handtuch wirft.

Für Sie als Arbeitgeber ist das ärgerlich, weil Sie die Stelle wiederholt besetzen müssen und Ihnen erneut hohe Kosten entstehen. In der Zwischenzeit ergibt sich für das Unternehmen ein Leerlauf, denn die Position ist nicht produktiv.

Holen Sie einen neuen Mitarbeiter von Anfang an da ab, wo er steht, damit bauen Sie eine gute Vertrauensbasis auf. Ein zufriedener Arbeitnehmer ist stolz auf seinen Arbeitgeber und transportiert dies auch nach außen. Das hat wiederum positive Auswirkungen auf das Employer Branding.

Sie haben folgende Vorteile:

  • Das positive Image spricht sich extern rum: Sie sind ein attraktiver Arbeitgeber
  • Die Produktivität und Motivation werden gesteigert: Der Umsatz erhöht sich.
  • Die Kündigungsrate geht zurück: Neubesetzungsrate/Einstellungskosten gehen zurück.
  • Ihre Arbeitnehmer sind loyal: Ziel erreicht, die Fluktuation ist niedrig.

Digitalisierung vorantreiben

Seit der Corona-Pandemie müssen die Unternehmen umdenken, ein virtuelles Onboarding ist unerlässlich geworden. Die Mitarbeiter fangen einen neuen Job an und wechseln womöglich innerhalb kurzer Zeit ins Homeoffice. Ist der Prozess schlecht strukturiert, dann sind die neuen Mitarbeiter schnell unzufrieden und das ist für keinen Arbeitgeber gut.

Hier wird sich in der nächsten Zeit noch viel entwickeln. Ein strukturierter Onboarding-Prozess sollte ein Teil Ihrer Employer-Branding-Maßnahmen sein.

Diesen Artikel hat geschrieben:
Sibylle Frankenheim

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