In 3 Schritten zum erfolgreichen Onboarding

Definition und Bedeutung von Onboarding

Wie so vieles kommt der Begriff Onboarding aus dem Amerikanischen und bedeutet in etwa „neue Arbeitnehmer an Bord holen“ oder anders ausgedrückt „erfolgreiche Einführung eines neuen Arbeiternehmers in seinen zukünftigen Arbeitsbereich“.

Die neuen Mitarbeiter werden ohne große Reibungsverluste in die Unternehmenskultur integriert, damit sie schnell zur Produktivität beitragen. Der Arbeitnehmer soll vom ersten Tag an das „Wir-Gefühl“ haben.

Oft laufen die ersten Tage nach Arbeitsantritt etwas holprig ab und als Neuankömmling fühlt man sich gleich unsicher. Alles ist noch fremd und die Kollegen beobachten jeden Schritt mit Argusaugen. Man will natürlich keine Fehler machen und deshalb ist ein strukturierter und systematischer Einarbeitungs-Prozess sehr hilfreich.

Das Pendant zum Onboarding ist das Offboarding und bedeutet: Den Trennungsprozess professionell sowie objektiv abwickeln.

Phase 3

Zweite Woche bis zum Ende der Probezeit (Integration)

Ab der 2. Woche beginnt in der Regel der Arbeitsalltag. Erste Kontakte sind geknüpft, die Aufgaben sind geklärt und es kehrt langsam eine Routine ein. Der Mitarbeiter weiß, wo er steht und bekommt mehr Sicherheit in seinen Arbeitsabläufen.

Jedoch um so komplexer die Aufgabenstellung, desto länger braucht ein Mitarbeiter, bis er im neuen Job angekommen ist. Vor diesem Hintergrund werden regelmäßig Feedbackgespräche geführt, um nachhaltig den Erfolg zu überprüfen.

Es hat sich auch bewährt, dass in größeren Unternehmen die neuen Mitarbeiter alle wichtigen Abteilungen für ein paar Tage durchlaufen (Jobrotation).

Das hat den Vorteil:

1. Man lernt die Arbeitsabläufe besser kennen.
2. Man ist mit den neuen Kollegen schneller vertraut.

Durch die arbeitstechnische und soziale Einbindung wird ein gegenseitiges Verständnis aufgebaut und das schafft wiederum Vertrauen und Zufriedenheit. Ein zufriedener Mitarbeiter fühlt sich mit dem Unternehmen verbunden und ist loyal.

Handelt es sich bei der neuen Position um eine schwer zu besetzende Stelle, ist es besonders wichtig, dass der neue Mitarbeiter dem Unternehmen lange erhalten bleibt.

Eine Neubesetzung ist immer mit hohen Kosten verbunden. Ist darüber hinaus ein Arbeitsplatz nicht besetzt, fehlt an dieser Stelle die Produktivität eines Mitarbeiters.

Das könnte in der 3. Phase erfolgen– kurze Zusammenfassung:

• Frageklärung
• Hilfestellung / Weiterbildung / Schulung
• Jobrotation
• Feedbackgespräche /Erfolgskontrolle
• Teambildung durch gemeinsame Events

Natürlich kann nicht jedes Unternehmen den Einarbeitungs-Prozess 1:1 übernehmen. In kleineren Unternehmen fehlen oftmals die personellen Kapazitäten, um den neuen Mitarbeiter während der gesamten Probezeit zu begleiten. Jedoch kann die Einarbeitungsphase auch hier in großen Teilen optimiert werden.

Fachliche Integration

Die fachliche Integration im Onboarding konzentriert sich darauf, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen die notwendigen Kenntnisse, Fähigkeiten und Werkzeuge haben, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Dies ist ein entscheidender Aspekt des Onboardings, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter produktiv sind und sich in ihrer Position wohlfühlen. Hier sind einige Punkte, die bei der fachlichen Integration im Onboarding zu berücksichtigen sind:

Einarbeitungsplan: Erstellen Sie einen detaillierten Plan, der aufzeigt, was der neue Mitarbeiter in den ersten Tagen, Wochen und Monaten lernen und tun soll. Dies führt zu einer klaren Struktur und Erwartungshaltung.

Schulungen: Je nach Rolle und Unternehmen können formelle Schulungen erforderlich sein. Dies können Produktschulungen, Schulungen zu spezifischen Softwaretools oder andere fachliche Weiterbildungen sein.

Ressourcen und Werkzeuge: Stellen Sie sicher, dass der Mitarbeiter Zugriff auf alle erforderlichen Ressourcen hat. Dazu gehören Computer, spezielle Software, Fachliteratur, Dokumentationen oder andere Hilfsmittel.

Mentoring: Ein erfahrener Mitarbeiter oder Mentor kann dem neuen Mitarbeiter dabei helfen, sich schneller einzuarbeiten. Diese Person ist dann auch eine direkte Anlaufstelle für Fragen und Anliegen.

Klare Erwartungen: Es ist wichtig, von Anfang an klare Erwartungen bezüglich der Rolle, Verantwortlichkeiten und Ziele des Mitarbeiters zu kommunizieren.

Feedback: Regelmäßiges Feedback ist entscheidend, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter auf dem richtigen Weg sind und eventuelle Unsicherheiten oder Wissenslücken zeitnah geklärt werden können.

Fachliche Netzwerke: Fördern Sie den Austausch mit anderen Fachkräften im Unternehmen. Dies kann durch regelmäßige Teammeetings, fachliche Workshops oder interne Schulungen unterstützt werden.

Dokumentation: Stellen Sie sicher, dass Prozesse, Richtlinien und andere relevante Informationen gut dokumentiert und für den neuen Mitarbeiter leicht zugänglich sind.

Anpassungsfähigkeit: Jeder Mitarbeiter hat unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten und -stile. Seien Sie bereit, den Einarbeitungsprozess je nach Bedarf anzupassen.

Integration in laufende Projekte: Wenn möglich, binden Sie die neuen Mitarbeiter regelmäßig in laufende Projekte ein, um praktische Erfahrungen zu sammeln und das Gelernte anzuwenden.

Ein effektives fachliches Onboarding fördert nicht nur die Produktivität und Effizienz des neuen Mitarbeiters, sondern trägt auch zu seiner Zufriedenheit und Bindung an das Unternehmen bei. Ein zufriedener Mitarbeiter wird das Unternehmen nicht verlassen.

Ist die soziale Integration beim Onboarding wichtig?

Ja, die soziale Integration ist äußerst wichtig beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Sie bezieht sich auf den Prozess, durch den neue Mitarbeiter in die sozialen und kulturellen Aspekte des Unternehmens eingeführt werden. Die soziale Integration ist von entscheidender Bedeutung aus folgenden Gründen:

Zugehörigkeitsgefühl: Das Gefühl der Zugehörigkeit zu einem Team oder einer Organisation ist ein grundlegendes menschliches Bedürfnis. Eine erfolgreiche soziale Integration ermöglicht es neuen Mitarbeitern, sich von Anfang an als Teil des Teams zu fühlen.

Teamarbeit: In den meisten Arbeitsumgebungen ist Teamarbeit entscheidend. Neue Mitarbeiter müssen in der Lage sein, effektiv mit Kollegen:innen zusammenzuarbeiten, und dies erfordert soziale Integration.

Motivation und Engagement: Wenn sich Mitarbeiter in die soziale Struktur des Unternehmens integriert fühlen, sind sie oft motivierter und engagierter. Sie fühlen sich stärker mit den Zielen des Unternehmens verbunden.

Kommunikation: Eine gute soziale Integration erleichtert die Kommunikation. Mitarbeiter sind eher bereit, Fragen zu stellen, zu äußern und Informationen zu teilen und fühlen sich somit besser mit dem Unternehmen verbunden.

Wissensaustausch: Die Integration in das soziale Netzwerk des Unternehmens ermöglicht es neuen Mitarbeitern, von den Erfahrungen und dem Wissen erfahrener Kollegen:innen zu profitieren.

Verständnis für die Unternehmenskultur: Die Unternehmenskultur kann stark variieren und hat einen erheblichen Einfluss auf die Arbeitsweise und die Erwartungen an die Mitarbeiter. Eine erfolgreiche soziale Integration hilft Mitarbeitern, die Kultur zu verstehen und im Einklang damit zu handeln. 

„Ich gehöre dazu und stehe zu meinem Unternehmen“.

Konfliktvermeidung: Eine gute soziale Integration kann dazu beitragen, Konflikte und Missverständnisse zu vermeiden, da die Kommunikation offen und klar ist. Man weiß, was von einem erwartet wird.

Mitarbeiterbindung: Eine starke soziale Integration fördert die Mitarbeiterbindung, da Mitarbeiter, die sich in das soziale Gefüge des Unternehmens integriert fühlen, eher geneigt sind, langfristig im Unternehmen zu bleiben.

Maßnahmen zur Förderung der sozialen Integration

Um eine erfolgreiche soziale Integration zu fördern, können Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen, wie zum Beispiel:

• Begrüßungsveranstaltungen und Einführungsmeetings für neue Mitarbeiter.
• Mentoring-Programm, bei dem erfahrene Mitarbeiter als Ansprechpartner und Unterstützer für neue Mitarbeiter fungieren.
• Teambuilding-Aktivitäten und informelle Treffen, um Beziehungen zwischen Kollegen:innen zu fördern.
• Klare Kommunikation über die Unternehmenskultur, Werte und Erwartungen.
• Feedback-Mechanismen, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter ihre Bedenken oder Fragen äußern können.

Insgesamt trägt eine erfolgreiche soziale Integration dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter:innen wohl und produktiv fühlen und schnell zu wertvollen Mitgliedern des Teams werden.

Spielt die werteorientierte Integration beim Onboarding eine Rolle?

Ja, die werteorientierte Integration spielt eine wichtige Rolle im Onboarding-Prozess. Werteorientierte Integration bezieht sich darauf, sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter:innen die Kernwerte, Prinzipien und Kultur des Unternehmens verstehen, schätzen und verkörpern. Während die fachliche Integration sicherstellt, dass Mitarbeiter die notwendigen Fähigkeiten für ihren Job haben, und die soziale Integration auf Beziehungen und Netzwerke innerhalb des Unternehmens konzentriert, konzentriert sich die werteorientierte Integration auf die tiefgreifenden Überzeugungen und Normen des Unternehmens.

Hier finden Sie einige Gründe, warum die werteorientierte Integration im Onboarding wichtig ist:

Unternehmenskultur: Ein klares Verständnis und eine Akzeptanz der Unternehmenskultur erleichtert es neuen Mitarbeitern, sich in das Unternehmen einzufügen und im Einklang mit den Erwartungen und Normen des Unternehmens zu handeln.

Entscheidungsfindung: Wenn Mitarbeiter:innen die Werte des Unternehmens verinnerlicht haben, können sie Entscheidungen treffen, die diese Werte widerspiegeln und somit im Einklang mit den Unternehmenszielen stehen.

Engagement: Mitarbeiter, die sich mit den Werten des Unternehmens identifizieren können, sind oft engagierter und motivierter, da sie sich stärker mit dem Unternehmen und seiner Mission verbunden fühlen.

Konfliktreduktion: Ein gemeinsames Verständnis von Unternehmenswerten kann helfen, potenzielle Konflikte zu vermeiden oder zu minimieren, da alle Mitarbeiter eine gemeinsame Wertegrundlage haben.

Mitarbeiterbindung: Die Übereinstimmung von persönlichen und Unternehmenswerten kann dazu beitragen, dass sich Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen binden, da sie sich mit dessen Vision und Mission identifizieren können.

So gewährleisten Sie werteorientierte Integration

Das ist zu tun:

• Kommunizieren Sie Ihre Werte klar, sowohl während des Einstellungsprozesses als auch während des gesamten Onboarding-Prozesses.
• Geschichten und Beispiele teilen, die diese Werte in Aktion zeigen.
• Regelmäßige Diskussionen und Reflexionen über Werte fördern.
• Neue Mitarbeiter motivieren, Fragen zu stellen und Feedback zu Unternehmenswerten und -kultur zu geben.
• Führungskräfte sollten als Vorbilder dienen und die Werte des Unternehmens in ihrem Verhalten verkörpern.

Insgesamt ist die werteorientierte Integration ein zentraler Aspekt des Onboardings, der dazu beiträgt, dass Mitarbeiter nicht nur wissen, was sie tun sollen, sondern auch, warum sie es tun und wie es im Kontext der größeren Unternehmensvision und -mission passt.

Warum ist ein strukturierter Onboarding-Prozess gut und wichtig

Beginnt ein Mitarbeiter einen neuen Job, dann fühlt er sich schnell aus unterschiedlichen Gründen verunsichert. Es fehlt noch das Selbstvertrauen oder er ist mit den Aufgaben schlichtweg überfordert. Deshalb kann es passieren, dass der neue Kollege schnell wieder das Handtuch wirft.

Für Sie als Arbeitgeber ist das ärgerlich, weil Sie die Stelle wiederholt besetzen müssen und Ihnen erneut hohe Kosten entstehen. In der Zwischenzeit ergibt sich für das Unternehmen ein Leerlauf, denn die Position ist nicht produktiv.

Holen Sie einen neuen Mitarbeiter von Anfang an da ab, wo er steht, damit bauen Sie eine gute Vertrauensbasis auf. Ein zufriedener Arbeitnehmer ist stolz auf seinen Arbeitgeber und transportiert dies auch nach außen. Das hat wiederum positive Auswirkungen auf das Employer Branding.

Sie haben folgende Vorteile:

• Das positive Image spricht sich extern herum: Sie sind ein attraktiver Arbeitgeber
• Die Produktivität und Motivation werden gesteigert: Der Umsatz erhöht sich.
• Die Kündigungsrate geht zurück: Neubesetzungsrate/Einstellungskosten gehen zurück.
• Ihre Arbeitnehmer sind loyal: Ziel erreicht, die Fluktuation ist niedrig.

Digitalisierung vorantreiben

Seit der Corona-Pandemie müssen die Unternehmen umdenken, ein virtuelles Onboarding ist unerlässlich geworden. Die Mitarbeiter fangen einen neuen Job an und wechseln womöglich innerhalb kurzer Zeit ins Homeoffice. Ist der Prozess schlecht strukturiert, dann sind die neuen Mitarbeiter schnell unzufrieden und das ist für keinen Arbeitgeber gut.

Hier wird sich in der nächsten Zeit noch viel entwickeln. Ein strukturierter Onboarding-Prozess sollte ein Teil Ihrer Employer-Branding-Maßnahmen sein.

Das Wichtigste in Kürze

Onboarding-Prozess

Bevor neue Mitarbeiter beginnen, sollte alles bereit sein – vom Arbeitsplatz über die notwendige Technik bis hin zu einem E-Mail-Konto.

Ein organisierter und warmherziger Empfang am ersten Tag hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Es sollte jemand da sein, der den Neuzugang begrüßt und durch den ersten Tag führt.

Eine Einführung in die Unternehmenskultur, Werte und Mission. Dazu gehören auch Rundgänge durch die Büroräume und Vorstellungen von Schlüsselpersonen.

Heranführen an die neuen Produkte. Dies kann Produktschulungen, technische Schulungen oder allgemeine Schulungen in Unternehmensprozessen umfassen.

Es sollte klar kommuniziert werden, was von dem neuen Mitarbeiter erwartet wird, einschließlich seiner Rolle, Aufgaben und Ziele.

Regelmäßige Feedbacks während der ersten Wochen und Monate helfen, sicherzustellen, dass sich der Mitarbeiter gut einlebt und eventuelle Probleme erkannt werden.

Ein Mentor oder Pate kann einem neuen Mitarbeiter helfen, sich schneller zurechtzufinden und sich in die Unternehmenskultur zu integrieren.

Stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter Zugang zu allen notwendigen Ressourcen und Werkzeugen haben, um ihre Arbeit effektiv auszuführen.

Förderung von Networking und Teambuilding-Aktivitäten, um die Bindung und Integration in das Team zu erleichtern.

Bereitstellung von Handbüchern, Richtlinien und anderen Ressourcen, damit neue Mitarbeiter bei Bedarf nachschlagen können.

Nach einer bestimmten Zeit (z. B. nach 90 Tagen) sollte eine Bewertung des Onboarding-Prozesses durchgeführt werden, um festzustellen, was gut funktioniert hat und wo Verbesserungen notwendig sind.

Onboarding sollte nicht nach den ersten Wochen oder Monaten enden. Es ist wichtig, kontinuierlich Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten anzubieten.

Ein gut durchdachter Onboarding-Prozess trägt nicht nur dazu bei, dass sich neue Mitarbeiter willkommen fühlen, sondern auch dazu, dass sie sich schneller in die Organisation integrieren und produktiv werden.