TELEFONISCHES INTERVIEW: MIT GELASSENHEIT MEISTERN

Sie befinden sich gerade in einer Bewerbungsphase. Zu diesem Zeitpunkt müssen Sie damit rechnen, dass Ihr Telefon klingelt, ein Personaler ruft an und möchte mit Ihnen sprechen. In diesem Moment brauchen Sie nicht in Panik zu geraten. Bleiben Sie souverän und ruhig.

Üblicherweise gibt Ihnen jedes Unternehmen und auch jeder Headhunter etwas Vorlaufzeit zur Vorbereitung. Meistens möchte der Personaler an dieser Stelle nur Ihre Verfügbarkeit, einen Termin für ein telefonisches Interview, eine Videokonferenz oder ein persönliches Vorstellungsgespräch vereinbaren. Sie haben im Anschluss ausreichend Zeit, sich auf das Gespräch bzw. den Gesprächspartner vorzubereiten.

Werden Sie jedoch überfallartig angerufen und man möchte mit Ihnen „schnell“ ein Interview führen, sind Sie dazu nicht verpflichtet. Lehnen Sie das Gespräch mit der Begründung ab, dass Sie im Augenblick keine Zeit haben.

Stimmen Sie kurzfristig einen neuen Termin ab. Klären Sie auch die Dauer des Interviews. So können Sie abschätzen, wie intensiv Sie sich vorbereiten müssen.

Achten Sie darauf, dass der Termin schriftlich bestätigt wird. Damit Sie nicht Gefahr laufen, den Termin zu verpassen.

Wir stimmen uns immer mit Ihnen zuvor terminlich ab und fallen nicht mit der Tür ins Haus.

Bewerbungsgespräch früher und heute

Drehen wir die Uhr etwas zurück. Vor 10 – 15 Jahren war es nicht üblich, dass ein langes telefonisches Interview vor dem eigentlichen Vorstellungsgespräch initiiert wurde. In der Fachliteratur gab es vor 15 – 20 Jahren noch nicht mal den Begriff Telefoninterview, wie wir ihn heute verstehen. Dieser Prozess hat sich mit dem Einzug des Handys in den letzten Jahren entwickelt.

Damals wurden hauptsächlich nur ein Termin und die Kontaktdaten abgestimmt, damit die Einladung bei dem richtigen Adressaten ankommt. Das hat sich geändert. Heute wird überwiegend mit dem Bewerber im ersten Schritt ein telefonisches Interview geführt. Im Anschluss folgt bei Eignung die persönliche Einladung zum Vorstellungsgespräch.

Aufgrund der Corona-Krise hat sich der Trend zum telefonischen Interview bzw. zur Videokonferenz in den letzten Monaten weiterhin verstärkt.

Zeit ist heute Mangelware

Im Zeitalter der Globalisierung, von Fachpersonalmangel und der Generation-Smartphone sowie ständigem Termindruck, hat sich das Blatt gewendet. Eine Personalabteilung muss wirtschaftlich agieren und schnelle Entscheidungen treffen. Heute hat man nicht die Zeit, seine Ressourcen mit unnötigen Dingen zu verschwenden.

Unternehmen versuchen mit dem Telefoninterview, ihr finanzielles Risiko und ihren zeitlichen Aufwand, bei der Gewinnung neuer Mitarbeiter möglichst gering zu halten.

Auch man selbst will nicht nach einem persönlichen Gespräch im Unternehmen feststellen: Das ganze hätte ich mir sparen können.

Die weite Anreise, möglicherweise noch mit dem Zug oder Auto, hat nichts gebracht. Schlimmer noch, mein Gesprächspartner ist bereits nach 20 Minuten aufgestanden und hat sich noch nicht mal richtig verabschiedet. Das frustriert und knackst am Ego.

In Anbetracht dieser Tatsachen ist das telefonische Interview ein sehr gutes Instrument, um im Erstgespräch alle wichtigen Fakten abzuklären. Verläuft es positiv, kann im Anschluss eine Videokonferenz oder auch ein persönliches Gespräch mehr Klarheit schaffen. Die Gesprächspartner kennen sich bereits und lassen sich besser aufeinander ein. Beide Seiten können sich auf den Werdegang des Kandidaten oder auf die Jobopportunitäten konzentrieren.

Erstgespräch mit Gelassenheit meistern

Das Erstgespräch dauert je nach dem bei uns in der Regel 20 – 30 Minuten. In dieser Zeit wird auch nur ein erster Eindruck vom Kandidaten gewonnen, so dass Sie vor dem Gespräch keine Angst haben müssen.

Das Erstgespräch läuft bei uns wie folgt ab:

Vorstellung: Wir rufen Sie an und stellen uns vor (Smalltalk). Wir erklären Ihnen wie und für wen wir arbeiten und was Sie von uns erwarten können.

Werdegang: Wir gehen mit Ihnen Ihren Lebenslauf durch und klären offene Fragen.

Verfügbarkeit/Kündigungsfristen/Gehaltswunsch: Diese Fragen müssen wir immer stellen, damit wir Ihnen in Zukunft die richtigen Jobvorschläge machen. Diese Angaben werden dann auch nicht im Internet veröffentlicht.

Rückfragen: Sie haben an dieser Stelle Gelegenheit, uns Fragen zu stellen.

Nach Interview: Erhalten Sie von uns einen Informationstext (Link). Anschließend müssen Sie uns bestätigen, dass wir Ihre Daten speichern dürfen.

Nach einem vergleichbaren Muster arbeiten auch andere Firmen. Ein telefonisches Erstgespräch kann zwischen 20 und 60 Minuten dauern. Das bekommen Sie normalerweise bei der Terminvereinbarung mitgeteilt.

Wie können Sie sich grundsätzlich auf ein telefonisches Interview vorbereiten?

Das Wichtigste vorweg – ruhig und souverän bleiben!

  • Schreiben Sie sich den Namen – falls nicht schon bekannt – auf, damit Sie Ihren Gesprächspartner immer direkt ansprechen können.
  • Legen Sie sich den Lebenslauf, sonstige Bewerbungsunterlagen, ein Blatt und Stift in Greifnähe.
  • Platzieren Sie die Stellenausschreibung auf den Tisch, um später die Aufgaben anzusprechen.
  • Stellen Sie sich ein Getränk hin, denn sind Sie im Redefluss, kann der Hals schnell trocken werden.
  • Schalten Sie alle störenden Geräte wie Handy, Musik und Fernseher aus.
  • Schließen Sie die Balkontür, falls Bauarbeiten oder sonstiger Lärm die Atmosphäre stören.
  • Sorgen Sie dafür, dass Sie einen guten Empfang haben und das Akku nicht leer ist.
  • Informieren Sie Familienmitglieder, dass Sie ein Bewerbungsgespräch führen und Sie nicht unterbrochen werden möchten.
  • Kleiden Sie sich wie für ein Vorstellungsgespräch, das gibt Ihnen ein gutes Gefühl und stärkt das Selbstbewusstsein.
  • Bereiten Sie Fragen zur Firma vor, damit bekunden Sie Interesse an der Position sowie dem Unternehmen.

Worauf müssen Sie im Gespräch achten?

  • Lassen Sie sich auf die Fragen ein, die Ihnen gestellt werden und beantworten alles wahrheitsgemäß, sofern es nicht zu persönlich wird.
  • Immer lächeln, dieser Ratschlag ist zwar schon alt, jedoch wirksam. Die Person an der anderen Leitung merkt es, wenn Sie freundlich sind.
  • Informieren Sie sich über das Unternehmen und über die Position.

Je nach Position, kann es passieren, dass der Gesprächspartner in eine andere Sprache zu Testzwecken wechselt. Sind Sie darauf nicht vorbereitet, dann heißt es wieder ruhig bleiben. Sagen Sie einfach, Sie sind nervös und womöglich bekommen keine ordentlichen Sätze zusammen.

An dieser Stelle geht es noch nicht um die fundamentalen Sprachkenntnisse, außer Sie haben sich auf eine Position mit fremdsprachlichem Hintergrund beworben. Normalerweise möchte Ihr Interviewpartner wissen, wie gehen Sie mit Stresssituationen um? Wie souverän reagieren Sie? Von daher ruhig bleiben.

5 gute Argumente für ein telefonisches Interview

Es gibt fünf wesentliche Punkte, die für ein Telefoninterview sprechen.

Kosteneffizienz

Die Kosteneffizienz ist ein sehr wichtiger Faktor. Es fallen keine Reisekosten für den Bewerber an und darüber hinaus müssen womöglich keine Meetingräume verfügbar sein. Der Personaler kann das Gespräch meistens ganz bequem von seinem Büro aus führen. Die Organisation ist schnell vorbereitet.

Man möchte sich zu diesem Zeitpunkt im Unternehmen ein erstes Bild vom Bewerber verschaffen. Hält er das, was die Unterlagen versprechen? Oder stellt sich schon kurzzeitig heraus – die Person passt aus irgendwelchen Gründen nicht zu uns oder umgekehrt. Dann ist der Aufwand für beide Seiten nicht so groß.

Festigung und Vertiefung des Eindrucks

Wie ist der erste Eindruck? Oft gibt die eingereichte Bewerbung nur ein vages Bild vom Kandidaten ab. Also wird zunächst im Gespräch geklärt, ist die Dokumentation im Lebenslauf rund oder mit Ecken und Kanten? Verfügt der Bewerber über die nötigen Fachkenntnisse, bringt er die passenden Erfahrungen mit? Kann er im Erstgespräch überzeugen und sammelt Punkte.

Kommunikative Fähigkeiten

Das telefonische Interview ist ein sehr gutes Mittel, um zu hören, wie sind die kommunikativen Fähigkeiten eines Kandidaten.

Kann er sich eloquent und klar ausdrücken. Spricht er flüssig oder stockt er während des Interviews. Wird der Redefluss mit vielen ähhs und anderen Füllwörtern ausgeschmückt.

Kommt der Kandidat schnell auf den Punkt oder redet er sich um Kopf und Kragen. Ich habe sehr oft Menschen erlebt, die gar nicht aufhörten zu reden. Trotz Hinweis.

Und wie sieht es mit überraschenden Fragen aus? Bleibt der Bewerber gelassen oder ist er sofort verunsichert. Ein geübter Interviewpartner führt einen schnell aufs Glatteis und ehe Sie sich versehen, haben Sie Dinge gesagt, die Sie besser verschwiegen hätten.

Dann ist da noch die Stimme des Probanden. Ist sie sympathisch, strahlt sie Zuversicht oder auch Sicherheit aus. Jetzt stellen Sie sich Mal vor, Sie bewerben sich für eine Leitende Position mit mehreren Mitarbeitern und haben eine piepsige Stimme. Das könnte schon ein Problem werden. Ich will damit nicht sagen, die Person hat keine Chance auf diese Position. Aber, es könnte schwierig werden.

Offene Fragen und Lücken

Wir haben oft schon den Fall erlebt, dass der Lebenslauf eines Bewerbers auf den ersten Blick nicht optimal aussah. Der Kandidat hat sich jedoch im telefonischen Interview so gut geschlagen und alle offenen Fragen bestens erklärt, dass er uns am Ende des Tages überzeugte.

Das ist nicht immer der Fall, denn Lücken im Lebenslauf veranlassen zu unliebsamen Fragen und könnten zur Stolperfalle werden. Hier kommt es im Einzelfall auf die Erklärung an.

Ich bin der Meinung, eine kleine Lücke im Lebenslauf ist kein Beinbruch und auch kein Karriereende. Deshalb sollte man die Lücke weder verschweigen noch vertuschen. Einem geübten Personaler fällt sie sowieso auf. Wird sie verschwiegen oder gar bei Fragen überhört, kommt das wesentlich negativer an.

Rahmenbedingung

Das Erstgespräch eignet sich auch hervorragend, um die monetären Rahmenbedingungen abzustimmen. Sie haben z. B. die Vorstellung von einer Position im Controlling mit einem Gehaltsrahmen von € 70.000 und möglicherweise schweben Ihnen auch noch andere Vergünstigungen vor. Die Position ist jedoch nur mit € 50.000 dotiert. Entweder Sie akzeptieren die Differenz oder die Position verliert an dieser Stelle ihren Reiz. Beide Seiten können entscheiden, wie geht es weiter. 

Haben Sie die oben aufgeführten Hürden mit Bravour gemeistert, dann folgt bestimmt die Einladung zum persönlichen Gespräch.

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Telefonisches Interview – diese Fragen können auf Sie zukommen

  • Was sind Ihre Stärken und Schwächen?
  • Welche Erfahrungen und Erfolge können Sie vorweisen?
  • Warum haben Sie sich auf diese Stelle beworben?
  • Weshalb möchten Sie diesen Job haben?
  • Weshalb möchten Sie sich beruflich verändern?
  • Weshalb wollen Sie Ihre jetzige Firma verlassen?
  • Was gefällt Ihnen nicht in Ihrem jetzigen Unternehmen/Position?
  • Was macht Ihnen bei Ihrer jetzigen Position besonders viel Spaß?
  • Welcher Typ sind Sie? Brauchen Sie Chaos oder Ordnung auf dem Schreibtisch?
  • Würden Sie sich eher im Team oder als Einzelkämpfer sehen?
  • Warum sind Sie die richtige Person für diese Position?
  • Welche Anforderung der Position bringen Sie mit?
  • Was würde ein Kollege über Sie sagen?
  • Welche Daten und Fakten kennen Sie von unserem Unternehmen?
  • Welches Produkt / Dienstleistung bieten wir an?
  • Wer ist unser Mitwettbewerber?
  • Wie finden Sie unsere Homepage?
  • Was zeichnet Sie aus?

No Go

Ich könnte noch ein paar Anekdoten aus unseren Erfahrungen erzählen. Diese kommen jedoch am häufigsten vor.

  • Termin vergessen.
  • Termin nicht abgesagt.
  • Rufnummer existiert nicht mehr (paar Tage später).
  • Unterwegs telefonieren z. B. im Zug, beim Einkaufen, Kinder von der Schule abholen.
  • Interview aus unerklärlichen Gründen abbrechen.
  • Unehrlichkeit – teilweise ganz kuriose Geschichten, weshalb man einen Job verloren hat.
  • Telefonisch keine Angaben machen – diesen Termin hätte man sich sparen können.
  • Völlig planlos sein.
  • Man hat sich nur aus der Not heraus beworben – Ok, man muss nicht immer alles sagen.

Diesen Artikel hat geschrieben:

Sibylle Frankenheim

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