Offboarding
Sobald Arbeitnehmer:innen ein Unternehmen verlassen, sollte es einen strukturierten Ablauf-Prozess geben, dieser Prozess heißt Offboarding. Werden Mitarbeiter:innen wiederum eingestellt, nennt man es Onboarding-Prozess.
Definition
Der Offboarding-Prozess in einem Unternehmen bezeichnet den formalen und strukturierten Ablauf, den Mitarbeiter:innen durchlaufen, wenn sie das Unternehmen verlassen, sei es aufgrund von Kündigung, Vertragsende, Ruhestand oder aus anderen Gründen.
Der Offboarding-Prozess ist ein wichtiger Bestandteil des Human Resources (HR)-Managements und beinhaltet verschiedene Aktivitäten und Maßnahmen, um den Austritt des Mitarbeiters aus dem Unternehmen reibungslos und professionell zu gestalten. In jedem Fall muss dieser Prozess fair und kultiviert ablaufen.
Im Zeitalter der sozialen Medien verbreiten sich schlechte Nachrichten immer schnell und eine gute Reputation kann rapide in den Keller fallen.
Bedeutung des Offboarding-Prozesses
Die Bedeutung des Offboarding-Prozesses hat viele Aspekte:
Wertschätzung des Mitarbeiters – wollen wir Freunde bleiben?
Ein gut strukturierter Offboarding-Prozess zeigt dem ausscheidenden Mitarbeiter, dass seine Zeit und Leistungen im Unternehmen wertgeschätzt werden. Dies kann eine positive Abschiedserfahrung fördern und möglicherweise das Bild des Unternehmens als Arbeitgeber auch nach außen hin beeinflussen.
Man sieht sich immer zweimal im Leben und daher sollte dieser Prozess respektvoll ablaufen, auch wenn die tatsächlichen Gründe zuvor heikel waren. Ein Reputationsverlust könnte teuer werden!
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Sicherstellung einer geordneten Übergabe
Während des Offboardings wird sichergestellt, dass alle relevanten Informationen, Dokumente, Projekte und Verantwortlichkeiten ordnungsgemäß übergeben werden, um die Kontinuität der Arbeit im Team oder der Abteilung zu gewährleisten. Dies hilft, mögliche Wissenslücken oder Geschäftsunterbrechungen zu vermeiden.
Datensicherheit und Zugangsrechte
Im Offboarding-Prozess werden Zugriffsrechte auf Systeme und Daten des Mitarbeiters deaktiviert oder übertragen, um sicherzustellen, dass sinnvolle Informationen geschützt bleiben und nur berechtigte Personen Zugriff haben.
Je nach Funktion, Branche oder Unternehmen muss gewährleistet sein, dass nicht versehentlich sensible Daten kopiert oder einfach gelöscht werden.
Beendigung administrativer Angelegenheiten
Während des Offboardings werden administrative Aufgaben erledigt, wie z. B. die Auszahlung von Abfindungen, Urlaubsansprüchen oder anderen finanziellen Vergütungen sowie die Rückgabe von Unternehmenseigentum wie Laptops, Schlüsseln, Firmenausweisen, Code-Karten oder Firmenfahrzeugen.
Nicht zu vergessen, zu diesem Zeitpunkt sollte auch ein Zeugnis erstellt werden, damit es dann auch rechtzeitig ausgehändigt werden kann.
Exit-Gespräch
Oftmals werden im Offboarding-Prozess Exit-Gespräche durchgeführt, um Feedback vom ausscheidenden Mitarbeiter zu erhalten. Dies kann wertvolle Informationen liefern, um die Mitarbeiterzufriedenheit und das Betriebsklima im Unternehmen zu verbessern.
Wenn zu diesem Zeitpunkt „alles geregelt“ ist und keiner mehr etwas befürchten muss, laufen solche Gespräche oftmals ehrlicher ab. Trennungskommunikation ist eine Kunst und die beherrscht nun mal nicht jeder.
Wahrung des Unternehmensimages
Ein reibungsloser Offboarding-Prozess kann dazu beitragen, dass ehemalige Mitarbeiter positive Erinnerungen an das Unternehmen behalten und somit das Image der Arbeitgebermarke stärken. Dies kann dadurch die Rekrutierung neuer Talente erleichtern, denn ein guter oder schlechter Ruf eilt dir immer voraus.
Ein effektiver und strukturierter Offboarding-Prozess ist deshalb sowohl für das Unternehmen als auch für den Mitarbeiter von großer Bedeutung. Indem man den Abschied eines Mitarbeiters professionell gestaltet, trägt dies zur Förderung einer positiven Unternehmenskultur und eines guten Mitarbeiterverhältnisses bei.
Beide Parteien, Mitarbeiter:innen als auch Arbeitgeber, sollten im besten Falle nach einer Trennung auch noch später miteinander kommunizieren können.
Bei einer negativen Auseinandersetzung landet das Unternehmen schnell bei kununu oder Glassdoor.
